تتلاشى التبادلات الشفوية غالبًا من الذاكرة في غضون ساعات قليلة، لكن الحفاظ عليها أمر حيوي حتى تتم مراجعتها فيما بعد. بينما قد يكون التدوين كافياً في بعض الحالات، إلا أن هناك حالات أخرى تستلزم تسجيل كل كلمة؛ بما في ذلك:
القضايا المدنية والجنائية.
المقابلات الاستقصائية.
ترجمات الفيديو.
مجموعات التركيز.
الإفادات والجلسات القضائية.